Refonte de site web : pourquoi faire un cahier des charges ?

Est-ce que vous avez déjà monté un meuble sans notice ? Est-ce que vous vous imaginez construire un bateau sans plan ? Alors pourquoi réaliser votre projet web sans cahier des charges ?

Cet outil plus qu’indispensable vous permettra d’assurer le bon développement de votre projet sur tous les plans. Que ce soit financier, technique et ergonomique. Le cahier des charges est utile non seulement pour vous, mais également pour les prestataires qui vont participer à la création, tout le monde pourra être sur la même longueur d’onde et comprendre les enjeux ainsi que les contraintes du projet, avançant ainsi dans la même direction et maximisant les bénéfices. Malheureusement beaucoup ne réalisent pas l’importance de cette étape et la néglige. Ils estiment pouvoir faire sans et se rendent compte seulement trop tard des difficultés auxquelles ils font face, pouvant faire chavirer tout le projet… 

Mais alors, concrètement, pourquoi faire un cahier des charges pour votre refonte web ?

I. Définir clairement les objectifs

Comme mentionné précédemment un cahier des charges c’est un document qui sera partagé à toutes les parties prenantes du projet, interne comme externe et qui a aussi un rôle contractuel entre le client et son prestataire. Il sert en premier lieu à clarifier un projet ainsi qu’à définir les objectifs de la refonte du site. Il faut donc se poser les questions suivantes : Pourquoi faire une refonte du site web ? Quels sont les objectifs à travers ça ? Est-ce que vous voulez optimiser le SEO (Search Engine Optimization) de votre site ? Faire un rebranding ? Faciliter la navigation de vos utilisateurs ? Apporter de nouvelles fonctions indispensables au développement de votre entreprise ? Il est important de réfléchir à tout ça en amont et définir des objectifs mesurables pour ne pas être pris au dépourvu et évaluer la refonte et sa réussite.

II. Identifier les cibles et leurs besoins

Chaque site web est lié à un secteur d’activité et chaque secteur d’activité a des besoins spécifiques qu’il est important d’identifier. Pour aller encore plus loin, les objectifs et les cibles d’une entreprise d’un même secteur peuvent varier, et donc, les besoins et les utilisations du site aussi. Par exemple, pour un site marchand il est primordial pour l’utilisateur d’avoir accès à un espace personnel. Ce dernier ne servira pas à un site d’infos. Un site marchand peut cibler le grand public comme les entreprises privées. Les deux n’auront peut-être pas besoin des mêmes fonctionnalités.  
Malgré tout, il est important de se rappeler que les besoins ce ne sont pas seulement ceux de la cible finale. En effet, il faut aussi prendre en compte les besoins des cibles en interne (les contributeurs, les commerciaux…). En fonction de l’utilisation de votre site, il est également important d’identifier les besoins de vos collaborateurs. Il faut faire le tour des différents services et les interroger sur les fonctionnalités qu’ils jugent essentielles ou qui leur feraient gagner du temps. Il est important de cibler ces besoins le plus tôt possible dans le projet. On peut comprendre que cela soit compliqué de tout mettre en place mais croyez-nous, vous pourrez y gagner beaucoup sur le long terme si cela facilite la vie de vos collaborateurs !

III. Établir le budget ainsi que le calendrier 

Le cahier des charges va également permettre de déterminer les limites de temps et financières d’un projet. Plus les besoins et les objectifs sont ambitieux, plus ce dernier sera coûteux et plus il sera potentiellement long à réaliser. Déterminer tout cela à l’avance aide à savoir si les envies rentrent dans le budget assigné au projet, s’il faut faire des sacrifices ou bien si l’on peut voir plus grand, est-ce que toutes les fonctionnalités validées auparavant sont nécessaires ou non ? Cela permet également de faire un calendrier pour les équipes en interne et les différents prestataires auxquels vous allez faire appel pour la réalisation de votre projet. Quand est-ce qu’il faudra les solliciter, sur quelles tâches et pour combien de temps ? Quelles sont les deadlines incontournables à respecter ? Toutes les équipes pourront s’organiser et cela fera gagner du temps à tout le monde.

IV. Établir l’identité graphique

Est-ce que vous suivez la même qu’auparavant ou bien une refonte intégrale ? Dans tous les cas il faut le définir impérativement. Que ce soit la chromie, la mise en page ou bien la façon dont vous voulez présenter les contenus. Tout ça servira pour vous ainsi qu’aux entreprises qui vont répondre à votre appel d’offres… Tout le monde sera gagnant !
Pour elles, cela leur permettra de mesurer la charge de travail qu’il y aura à faire sur votre projet, les libertés qu’elles vont pouvoir se permettre sur la maquette ainsi que d’avoir une idée de la pâte graphique que vous désirez. Ils pourront alors décider s’ils sont capables de réaliser le projet, en accord avec leurs compétences et leur emploi du temps.
Pour vous, cela vous assurera que vos directives soient suivies mais aussi d’avoir le meilleur prestataire possible selon vos critères. Vous pourrez demander des maquettes en réponse de votre appel d’offres pour sélectionner le prestataire le plus adapté à vos besoins.
Une identité graphique ce n’est pas seulement la forme mais cela va également être le fond de votre site. C’est cette dernière qui va guider l’utilisateur dans la manière de naviguer dessus.

V. Problématiques techniques annexes

Un site web ne s’arrête pas à sa création. Il y a également de nombreux autres points à prendre en compte à côté.

L’hébergement : en effet votre site web ne va pas se mettre en ligne tout seul. Il est important de définir comment vous souhaitez que ce dernier soit hébergé et quelles sont vos priorités. Le prix, la stabilité, la sécurité ou bien le tout ? Qu’est ce qui va guider votre choix vers tel ou tel hébergeur plutôt qu’un autre ?

Cycle de développement et TMA (tierce maintenance applicative) : Pendant la phase de création, amont d’un projet, il est important de penser à l’avant, au pendant mais aussi à l’après. Souvent négligée, la maintenance et l’évolution du site sont elles aussi extrêmement importantes. Comment seront-elles gérées et par qui ? Autant de questions qui méritent des réponses claires dès le début. Eh oui la mise en ligne d’un site ce n’est pas la fin, il faut toujours chercher à l’améliorer !

Le RGAA ou référentiel général d’amélioration de l’accessibilité : cette dernière n’est pas obligatoire en fonction de votre statut mais il est plus que recommandé de se pencher dessus pour pouvoir offrir à vos utilisateurs le meilleur service possible sans restriction.

L’éco-conception :  réfléchissez-y, ce n’est pas nécessaire certes mais si vous pensez votre projet de manière écologique, la planète vous en remerciera et vous gagnerez le cœur de vos utilisateurs, que du positif.

VI. Le cadre de la procédure

C’est également dans le cahier des charges que l’on va définir et présenter les modalités de sélection des différents prestataires qui vont participer au projet.

Dans le document il est important de préciser les critères de notation retenus, de stipuler les différentes demandes de maquette qui seront à réaliser… Il faudra également préciser les étapes et le calendrier de la procédure de sélection : que ce soit la sélection d’un nombre de candidats en shortlist ou encore la présentation orale que les candidats devront préparer.

Ce cadre vous assurera de recevoir des dossiers de réponses conformes à vos attentes ainsi que de définir des critères qui permettront de comparer les répondants de manière objective sur des bases communes.

Conclusion

En résumé, vous l’aurez compris, le cahier des charges est un outil indispensable au bon déroulement et à la réussite de votre projet de refonte web sur de nombreux plans. Il va vous permettre de gagner beaucoup de temps sur la communication, d’éviter les litiges sur la réalisation du projet, ainsi que de vous donner une vision la plus claire et réaliste possible de ce dernier. Si vous voulez réussir à naviguer, donnez-vous-en les moyens… Seul ce n’est pas chose facile mais avec Netemedia la tâche sera beaucoup moins ardue !

J’espère que cet article aura su vous éclairer sur l’utilité du cahier des charges, si jamais vous avez encore des doutes ou bien si vous avez déjà un projet en tête, n’hésitez pas à naviguer sur notre site ou bien à nous appeler pour en parler plus en détail. Nous nous ferons un plaisir de discuter plus amplement de tout ça et pourquoi pas, de vous aider dans la création de votre cahier des charges.

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