Création d’un portail pour les salariés et les jeunes accompagnés

Quelle est le rôle d’une mission locale ?

Les missions locales (au nombre de 445 sur l’ensemble du territoire national) sont des organismes chargés, dans le cadre d’une mission de service public, d’aider les jeunes à résoudre l’ensemble des difficultés liées à leur insertion professionnelle et sociale. Elles assurent des fonctions d’accueil, d’information, d’orientation et d’accompagnement personnalisé.

La Mission Locale de Paris (association de droit privé comptant plus de 200 salariés) est la plus importante en France et présente bien des spécificités de par sa taille, sa place et son fonctionnement.

La MLP joue un rôle essentiel pour un grand nombre de jeunes accompagnés (plus de 20 000 par an) en leur permettant de trouver un interlocuteur sur qui s’appuyer afin de renouer socialement avec l’emploi que cela passe par la réalisation de démarches administratives, la mise en place d’une formation ou bien la réponse à une annonce.

Découverte de l’accompagnement

Extrait du brief du cahier des charges pour la mission d’accompagnement :

« La spécificité du métier de la Mission Locale de Paris, de son environnement technique et politique rende la mission d’accompagnement centrale pour la réussite de ce projet d’envergure (qu’est la refonte du site internet). En effet l’objectif est de permettre de rendre le jeune plus autonome dans l’ensemble des démarches qu’il peut accomplir dans le cadre de son parcours avec la Mission Locale de Paris. Et pour arriver à cet objectif il convient aussi de prendre en compte la façon dont le conseiller, en contact direct avec le jeune, travaille au quotidien avec l’outil informatique. »

Netemedia a commencé à travailler pour la Mission Locale de Paris en mars 2018 suite à la recommandation faite par une agence partenaire et à la sélection de notre candidature. C’est sans doute la première mission complète d’accompagnement à maîtrise d’œuvre que l’agence a réalisé. L’agence en 2018 réalisait principalement des sites internet ou des applications. Notre expertise dans l’accompagnement était moindre et c’était une découverte de ce que pouvait être l’AMOE.

Cependant notre expertise dans la réalisation de nombreux sites WordPress a su convaincre l’équipe projet de la MLP qui souhaitait refondre son site internet (mais pas uniquement nous le verrons) en utilisant ce CMS.

Témoignage

Les missions d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage confiées à Netemedia ont été parfaitement exécutées ! La compréhension de nos besoins, la disponibilité, l’écoute, mais aussi la compétence et l’expertise technique nous ont permis de construire un projet ambitieux pour la ML de Paris et son public. La Mission Locale a donc souhaité poursuivre cette collaboration au-delà du choix du prestataire, et ce jusqu’au déploiement de son futur portail missionlocale.paris

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Anne M. –
Directrice en charge de l’Expertise, des Systèmes d’Information et de l’Observatoire

Appel d’offre pour un portail

Immersion

La première étape de notre mission a consisté à comprendre le métier de la Mission Locale de Paris et d’identifier au mieux quel était son public cible. Une phase importante d’immersion a donc eu lieu (une à deux réunions ou ateliers chaque semaine pendant deux mois ponctué aussi d’interviews filmés en situation) pour étudier chaque fonction (conseiller, référent emploi, directeur de site etc…) et comprendre les interactions entre tous les outils métiers utilisés au quotidien.

Au fur et à mesure des ateliers il nous paraissait de plus en plus évident que la refonte du site s’avérerait plus complexe qu’initialement présentée. En effet nous étions en face d’une volonté de réaliser un site qui puisse à la fois permettre aux jeunes de se renseigner, mais aussi d’être autonome dans leur relation avec la MLP et dans le même temps d’offrir au conseiller les outils d’un intranet pour accomplir sa mission au quotidien.

C’est ainsi que le terme de portail s’est imposé naturellement pour dénommer cet outil hybride.

4 cibles très différentes

Outil hybride car il couvre plusieurs besoins et plusieurs fonctions et s’adresse à 4 cibles très différentes :

• le jeune cherchant à être accompagné
• le jeune accompagné par la Mission Locale de Paris
• le conseiller qui interagit au quotidien avec les jeunes qu’il accompagne
• le salarié de la MLP qui va chercher des informations et organiser son travail

Chaque cible va avoir besoin d’outils spécifique (comme un planning des ateliers animés par la MLP, ou encore les offres de formation ou d’emploi, la possibilité de se pré-inscire ou de contacter son conseiller, de consulter le CV d’un jeune etc…) ce qui peut grandement complexifier la navigation au sein du site.

Lors des différentes séances de travail plusieurs scénarios se sont présentés pour au final aboutir à des espaces dédiés une fois l’internaute connecté. Le site s’adaptera donc au profil de celui qui se connecte avec pour le salarié un espace proche d’un intranet.

Appel d’offre public

Après ce premier travail d’identification de l’ensemble des fonctionnalités, des cibles et du périmètre projet il a fallu réaliser un cahier des clauses techniques particulières car nous étions en présence d’un appel d’offre public.

Nous avons ainsi rédigé, avec l’aide d’un cabinet d’avocat spécialisé en droit public, l’ensemble de la procédure d’appel d’offre (acte d’engagement, CCAP, règlement de consultation…) et lancé ce dernier dans les meilleures conditions avec un CCTP très complet présentant l’ensemble du projet.

La procédure était très encadrée et le dépouillement des réponses a permis de sélectionner une agence en capacité d’exécuter le projet.

Développement et mise en ligne

L’ensemble de la phase de réalisation (conception, graphisme et développement) a été suivi par Netemedia. Nous avons pu intervenir sur les différentes étapes du projet pour aider à la validation des décisions techniques, informer l’équipe projet des choix à réaliser et apporter des solutions quand cela s’avérait nécessaire.

Le projet a duré presque 1 an au cours desquels plusieurs changements ont été opéré pour que ce portail puisse correspondre aux besoins de la MLP. Des difficultés techniques sont apparues (notamment pour la connexion avec i-Milo qui est le logiciel métier utilisait par l’ensemble des missions locales), des ajustements de la stratégie ont été opéré et de nouvelles fonctionnalités ont vu le jour. Notamment au cours du projet nous nous sommes aperçus que le portail devait aller plus loin dans sa facilitation de la relation jeune / conseiller. Ainsi le planning est devenu central pour l’organisation des ateliers, des rendez-vous avec les conseillers, les permanences pour les jeunes, le premier accueil…

La mise en ligne du portail a initié le début d’une relation sur le long terme avec la MLP pour Netemedia.

Accompagnement TMA du portail

La mise en ligne du portail ne fut que la première étape dans la stratégie de la Mission Locale de Paris de se construire un système d’informations performant et central.

Afin de pouvoir spécifier au mieux les besoins que pouvait avoir la MLP pour enrichir le portail de nouvelles fonctionnalités Netemedia a été mandaté pour poursuivre sa mission en proposant un accompagnement lors de la maintenance du site internet (Tierce Maintenance Applicative).

La relation entre Netemedia et l’agence sélectionnée est basée sur un respect mutuel et une confiance dans l’expertise et le rôle de chacun (ce qui n’est jamais évident car certaines agences peuvent voir d’un mauvais œil l’ingérence d’un tiers). Les demandes de modifications du portail ont ainsi pu être réalisé sereinement et le portail évolue sans discontinuer depuis sa mise en ligne.

De nouvelles fonctionnalités (suite à des spécifications fonctionnelles détaillées) ont pu être développées comme notamment la connexion avec des systèmes tiers émanant des start-ups d’état comme Diagoriente ou Immersion facilitée. L’objectif est de permettre de faciliter pour le jeune son parcours et de le visualiser au mieux. Le portail devient un outil rapide et efficace pour les jeunes (terme utilisés par ces derniers lors d’un atelier exploratoire réalisé avec eux).

Le portail joue aussi un rôle dans l’organisation interne de la MLP en permettant notamment de gérer la réservation des salles (pour les ateliers, les réunions et autres situations) et des bureaux au sein de la structure. Dernièrement un système a été développé pour organiser au mieux la rotation des bureaux au sein des sites de la MLP.

Ainsi comme on peut le voir le portail de la MLP est devenu central pour l’institution aussi bien pour les jeunes accompagnés que pour les salariés et c’est une grande fierté pour nous que d’avoir pu participer à cela.

Expertise sur les dossiers SI

Au fil des années Netemedia a été consulté sur différents dossiers techniques et a pu aider à la mise en place de plusieurs appels d’offres. L’apport de Netemedia en gestion de projet a été important pour la MLP tout au long de ces années en permettant de disposer d’une ressource tierce.

La confiance que porte la MLP dans l’expertise de Netemedia a permis la réorganisation interne des systèmes d’informations à travers notamment un audit technique de son parc informatique et la préconisation d’un plan d’action en plusieurs étapes. L’audit a mis en exergue un parc vieillissant rendant sa maintenance difficile. De plus le prestataire qui était en place avait réalisé plusieurs fautes dans sa gestion du parc fragilisant ainsi l’organisation.

Un appel d’offre a ainsi été lancé pour reprendre la gestion du parc informatique de la MLP et la réorganisation de l’ensemble de son système (sauvegarde, gestion des mails, gestion des échanges de fichiers etc…). Toute cette réorganisation s’est faite sur plusieurs mois avec des points réguliers pour prioriser les actions à mener. En parallèle il a été décidé un recrutement d’un responsable informatique.

D’autres dossiers concernant les systèmes d’informations se sont présentés à la MLP qui a eu recours aux services de Netemedia pour l’accompagner dans l’ensemble de ses prises de décisions.

L’apport d’une AMOE ne fait plus de doute pour la MLP. Pour Netemedia cette première découverte de l’accompagnement a été un des premiers déclencheurs d’une réflexion qui a conduit à un changement de stratégie en abandonnant le développement pour se concentrer sur le conseil.