Un site pour porter le drapeau de l’ingénierie

Syntec-Ingénierie : la fédération professionnelle de l’ingénierie

Syntec-Ingénierie est la fédération professionnelle de l’ingénierie. Elle représente les 80 000 entreprises d’ingénierie industrielles et de la construction externalisées implantées partout sur notre territoire.

Suite à un audit réalisé en interne, la fédération a constaté plusieurs axes d’amélioration pour mieux se positionner sur le marché et devenir une entité reconnue, entre autres : mettre en avant leurs communications et valeurs ajoutées, améliorer les relations entre les différents services et entreprises, aider au recrutement…  c’est dans cette démarche qu’a été décidée la refonte du site internet.

Nous avons d’abord été choisis par Syntec-Ingénierie pour les accompagner dans le recueil des besoins, la rédaction du cahier des charges et la sélection d’un prestataire pour la refonte. Puis notre accompagnement s’est ensuite poursuivi lors de la réalisation du site avec le prestataire sélectionné.

AMOE : s’appuyer sur des données réelles pour cadrer tous les aspects de la refonte

Audits de l’existant et recueil des besoins pour axer la refonte et produire une note budgétaire

L’un des enjeux de la mission d’AMOE a été de produire une note budgétaire à présenter aux décideurs afin de valider le budget de la refonte avant la fin de l’année 2022. Il a donc été nécessaire de définir très tôt dans le projet les grands axes de la refonte et les fonctionnalités pressenties.
Afin d’estimer au mieux les besoins concernant la refonte du site, nous avons effectué un travail d’enquête mené sur plusieurs aspects notamment :

• Un recueil de l’expression de besoins via questionnaires et entretiens : nous avons consulté les utilisateurs par le biais d’un questionnaire et nous avons mené des entretiens plus approfondis avec les répondants qui se sont portés volontaires afin de recueillir leurs besoins et remarques.

• Un travail d’analyse de l’existant : analyse des statistiques pour obtenir des données sur les parcours utilisateurs, audit ergonomique pour déterminer les points bloquants et les axes d’optimisations ou au contraire les éléments à conserver au cours de la refonte, audit de la concurrence pour déterminer les usages actuels

Les grands axes de la refonte

• Retravailler la navigation sur le site pour accéder plus facilement à l’information : les enquêtes auprès des utilisateurs et l’audit ergonomique du site mettent en avant « la navigation » comme un axe prioritaire à retravailler pour le futur site avec un manque de performance du moteur de recherche et des informations difficiles à trouver, notamment du fait de l’arborescence.

• Les contenus (notamment convention collective et documentation) un point fort à valoriser sur le futur site : Les contenus ont été évoqués spontanément par les répondants comme un point fort du site mais des éléments d’insatisfactions sont ressortis des propos des utilisateurs comme la présence de documents anciens sur le site, l’absence d’une véritable bibliothèque de documents ou encore le téléchargement systématique des articles de la convention collective au format PDF.

• L’extranet : offrir une vraie plus-value aux utilisateurs connectés. Le site présentait un potentiel sur ce point qui n’était pas exploité, la phase d’AMOE a justement permis de définir les fonctionnalités clés de ce nouvel espace à construire sur le site.

• Moderniser le graphisme du site : bien que jugé adapté à son positionnement un rafraîchissement graphique s’impose pour le site de Syntec-Ingénierie dont la dernière refonte date de 2017. Le souhait des utilisateurs est également d’y voir plus de femmes et d’hommes actifs dans le secteur.

Structurer le futur site : personae, arborescence, contenus…

Fort de ces informations, partagées et validées par l’ensemble des parties prenantes du projet, nous avons ensuite dédié la seconde partie de l’AMOE à la définition du projet en ayant pour objectif de réaliser un document complet afin que les agences répondent à l’appel d’offres avec efficacité.

À l’appui des données recueillies lors de la première phase, nous avons constitué les personae du projet grâce auxquels nous avons ensuite retravaillé l’arborescence du site mais également celle de l’extranet.

Nous nous sommes également penchés plus attentivement sur les contenus en répertoriant l’ensemble des contenus existant sur le site et en créant un fichier matrice des contenus déterminant les contenus à conserver, ceux à supprimer, ceux à améliorer et les personnes responsables de chacun de ces contenus. Ce document a pour objectif d’estimer cette tâche dans le projet de refonte et de permettre à Syntec-Ingénierie de s’organiser au mieux.

Nous avons également réalisé des gabarits et le brief graphique puisque des réalisations de maquettes ont été demandées lors de l’appel d’offres. Sans oublier non plus les indispensables ateliers techniques pour cadrer au mieux le projet de refonte.

AMOA : faire bénéficier de notre expertise pour fluidifier le projet

Trouver la bonne patte graphique

Malgré les compétences indéniables de l’agence retenue pour le projet de refonte et la présentation d’une maquette graphique lors de la sélection, il a été difficile de s’accorder dès le début du projet sur une charte graphique web. Plusieurs propositions ont été faites par l’agence mais celles-ci n’ont pas convaincu les équipes de Syntec-Ingénierie : trop éloignée des gabarits de page réalisé lors de l’AMOE, pas assez en résonance avec la charte graphique Print, trop d’éléments graphiques ne permettant pas une vraie identification…

Nous avons dédié nos premiers ateliers à l’analyse des maquettes proposées par l’agence pour comprendre ce qui plaisait, ce qui plaisait moins, pour identifier les points forts de chaque maquette mais aussi les points d’alerte et ainsi faire des retours constructifs à l’agence pour l’aider à progresser dans le bon sens. Notre intervention à ainsi permis de fluidifier les échanges en identifiant les éléments de blocage et en suggérant des pistes d’amélioration qui ont permis d’aboutir rapidement à une charte graphique validée.

Lire les spécifications et aider à trouver des solutions techniques 

L’un des avantages à faire appel à notre agence lors de la phase de réalisation de projet est de pouvoir bénéficier de notre expertise, notamment technique, lors de la relecture des spécifications fonctionnelles et techniques. Cette étape, bien que fastidieuse est indispensable pour valider l’ensemble du périmètre fonctionnel et guider ensuite le travail des développeurs.

Dès la réponse à l’appel d’offres un point d’alerte a été fait sur la liaison avec le logiciel métier de Syntec-Ingénierie. Malgré des ateliers techniques dédiés au sujet, c’est la phase de constitution des spécifications techniques, qui a vraiment rendu visible toutes les difficultés techniques liées à cette interconnexion en particulier pour la gestion des événements.

Pour traiter au mieux cette question et apporter une réponse à tous les cas de figure envisageables, nous avons mené avec Syntec-Ingénierie et les équipes techniques plusieurs ateliers permettant notamment de mettre à plat les parcours envisagés pour chaque type d’événements, déroulé les besoins pour les utilisateurs mais également pour les administrateurs (la question des départs de mail notamment) et s’assurer que chaque partie prenante du projet avait bien la même compréhension des spécificités fonctionnelles. Un travail complexe, surtout en fin de projet, mais indispensable pour le bon fonctionnement du site.

Fluidifier le planning de la mise en ligne en fonction des contraintes

L’un des enjeux pour Syntec-Ingénierie était de disposer d’un site fonctionnel lors de l’événement des vœux 2024 afin de communiquer sur la feuille de route de la fédération. Cet enjeu présentait une réelle contrainte en termes de planning.

L’agence en charge de la réalisation du site a proposé deux solutions : une sortie du site de manière allotie avec une première mise en ligne du site sans l’ensemble de ses fonctionnalités juste avant l’événement de Syntec-Ingénierie ou bien la mise en place d’une landing page dédiée à la feuille de route pour permettre à la Fédération de communiquer lors de la soirée de vœux.

Si la première piste était d’abord celle plébiscitée par Syntec-Ingénierie, nous leur avons toutefois conseillé la deuxième option : selon nous, le planning très serré n’aurait pas permis de sortir un site pleinement satisfaisant à l’occasion des vœux, n’envoyant pas ainsi le message souhaité par Syntec-Ingénierie, par ailleurs, cela ajoutait un stress supplémentaire aux équipes déjà très concentrées sur la publication de cette feuille de route, enjeux des prochaines années pour la Fédération.

Cette solution a permis à Syntec-Ingénierie de communiquer efficacement à ces adhérents à la cérémonie des vœux. La landing page particulièrement bien travaillée par l’agence a été très bien reçue par les adhérents lors de la cérémonie des vœux et a permis d’annoncer par la même occasion la sortie prochaine du futur site en révélant notamment la nouvelle charte graphique en avant-première.

Crédit photo photographie de couverture : Collaborateurs SUEZ Consulting (c) Carla Bernhardt