La rédaction d’un cahier des charges d’un projet web en vue d’un appel d’offres privé (consultation) ou d’un cahier des clauses techniques particulières dans le cadre d’un appel d’offres public est ce qui finalise la phase d’accompagnement digitale. Ce document aborde l’ensemble des problématiques d’un projet, les détaillent et permet aux agences répondantes de disposer de tous les éléments leur permettant de réaliser une estimation budgétaire, un planning et de proposer une réponse.

Le CCTP (cahier des charges) : point de départ de tout projet digital

Un document essentiel mais complexe à rédiger

La rédaction d’un cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ou d’un cahier des charges est un exercice important et difficile pour tout lancement d’un projet de refonte de site internet ou de réalisation d’application mobile.

En effet, le plus souvent, vos équipes doivent appréhender des dimensions du projet qui peuvent être en dehors de leur champ d’expertises ou bien elles ne disposent pas du temps nécessaire pour réaliser l’ensemble de ce document. C’est en effet très chronophage que de devoir consulter l’ensemble des services, de demander les attentes de chacun, de comprendre les besoins des cibles de l’applicatif et d’en faire une synthèse compréhensible pour un tiers.

Le saviez-vous ?
La plupart du temps, notre prestation se situe sous le seuil des 40 000 € HT ce qui vous permet de passer un marché public sans publicité ni mise en concurrence préalable.

Eclaircir les zones d’ombre et débusquer les problèmes

Le CCTP marché public (ou le cahier des charges d’un projet web dans le cadre d’une consultation) va recenser l’ensemble des besoins identifier lors des ateliers menés ensemble (lors de l’analyse de l’existant notamment), expliciter les attendus et informer sur les points techniques essentiels à prendre en compte.

Certains points peuvent être complexes : comme les interactions entre un outil métier, un logiciel comptable et le site internet. Notre objectif, via l’accompagnement technique, est d’éclaircir au maximum les liaisons existantes et à mettre en place pour donner aux candidats une vision la plus claire et réaliste possible. Dans certains cas, nous conseillons de partager une copie du code pour que les candidats aient une vision encore plus précise du sujet. Cela permet d’anticiper d’éventuels problèmes et de porter la réflexion le plus tôt possible.

Ainsi, le CCTP (ou le cahier des charges dans le cadre d’une consultation) va constituer une base de discussion commune entre vous (le donneur d’ordre) et le prestataire qui aura la charge d’exécuter la prestation objet du marché. Il soulève un certain nombre de questions (en anticipation) et y répond afin de permettre aux candidats une évaluation technique du projet la plus précise possible. Le CCTP est la base pour rédiger le règlement de consultation et surtout fixer le cadre budgétaire et le planning de l’appel d’offres.

Pages extraite d'un CCTP ou cahier des charges

Pourquoi faire appel à une agence pour la rédaction du CCTP sur la refonte d’un site internet ?

Une méthodologie éprouvée basée sur le dialogue

Lors de notre accompagnement dans la rédaction de votre CCTP (ou cahier des charges pour un AO privé) et RC (règlement de consultation à l’intention des candidats), notre équipe s’intègre aux vôtres et viendra soulever de nombreux points de manière intègre et détaillé (Intègre car nous ne réalisons pas les sites internet que nous accompagnons, nous ne souhaitons pas être juge et partie en même temps).

C’est à ce moment-là que le recours à une agence pour vous accompagner (comme la nôtre) peut prendre tout son sens car le regard d’un tiers permet souvent d’aller explorer des points auxquels vous n’auriez pas pensé. En invitant une personne externe afin de clarifier le besoin et l’exprimer clairement, vous laisser aussi la possibilité de faire intervenir un tiers neutre dans un environnement qui peut être conflictuel (instaurer le dialogue entre plusieurs services fait aussi partie de notre rôle).

Réunion de brainstorming avec le client pour la validation du cahier des charges ou CCTP

Des ateliers personnalisés pour comprendre les spécificités de votre projet

Nous organisons avec votre équipe projet plusieurs ateliers pour comprendre votre structure, les enjeux politiques de la refonte (à travers une phase d’analyse de l’existant notamment) et déterminer quels sont les éléments techniques à prendre en considération et devant être examinés de manière plus approfondie (souvent pour proposer des solutions afin de vous faire gagner du temps).

Lors de tels projets nous devons souvent concilier les exigences d’une Direction des Systèmes d’Information et celles du service porteur du projet. Notre expertise permet d’amorcer le dialogue car nous sommes à même de comprendre les besoins des 2 parties et de proposer des solutions.

Nous pouvons aussi échanger avec vos prestataires pour comprendre les contraintes techniques éventuelles et les spécificités d’un élément et ainsi n’oublier aucune fonctionnalité importante. C’est aussi l’occasion de s’assurer de la pérennité de certaines briques fonctionnelles et éventuellement de leur employabilité dans le nouveau projet.

Un accompagnement digital qui a pour finalité la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel

La résultante de notre accompagnement et des ateliers réalisés jusqu’à présent est la rédaction de l’appel d’offre et le lancement de ce dernier qui sera composé des éléments suivants :

  • Un CCTP (ou cahier des charges technique ou fonctionnel) qui a été rédigé en lien avec vos équipes (vous l’aurez compris pour la rédaction de ce dernier nous présentons et détaillons l’ensemble des données collectées préalablement à l’attention des agences répondantes).
  • Un règlement de consultation sur la base de vos modèles si existant (dans le cadre d’un appel d’offre digital public).
  • Un cahier des clauses administratives particulières (CCAP), l’acte d’engagement et les autres documents obligatoires (dans le cadre d’un appel d’offres public) et pour lesquels nous vous assisterons.
  • Une grille budgétaire et une grille d’évaluation des candidats

Une assistance lors du choix de l’agence qui réalisera le projet : réponses aux questions, production d’un document de synthèse et présence lors de la soutenance fait partie de l’accompagnement réalisé.

Les documents mentionnés ci-dessus sont ceux qui sont réalisés dans le cadre d’un appel d’offres public. Cependant lors d’une consultation privée même si le formalisme est moins présent nous avons à cœur de fournir aussi la plupart de ces documents.

La mise en œuvre de notre méthodologie permet ainsi de disposer d’un dossier de consultation complet couvrant aussi bien les enjeux de communication, les enjeux techniques du projet et d’intégrer l’ensemble des aspects administratifs et juridiques d’un appel d’offre.

Réunion interne chez Netemedia pour la rédaction du cahier des charges

Comment faire un CCTP (ou cahier des charges site internet) pour la refonte d’un site web ?

La rédaction d’un CCTP en vue d’un appel d’offres (pour la création ou la refonte d’un site internet, d’un intranet, extranet ou encore pour le développement d’une application mobile) ne doit rien laisser au hasard et passe par plusieurs grandes questions et chapitres :

01

Quel est l’enjeu de ce projet pour la structure ?

Il convient de brosser un portrait de cette dernière, de ses objectifs et d’inscrire le projet numérique par rapport aux enjeux techniques, politiques et de communications de la structure.

02

Qui est mon internaute et quelle typologie de site répondra au mieux à ses objectifs ?

Il est important d’identifier sa cible et de comprendre ses besoins. En ayant recours aux personae et en réalisant une conception centrée utilisateur nous nous assurons de mettre en place un dispositif numérique utile.

03

Quelle est l’arborescence souhaitée ?

À ce stade, il est possible de présenter une arborescence conçue avec vous et cette dernière peut ou non être remise en cause lors du projet.

L’arborescence d’un site internet permet de donner un cadre au projet qui sera compléter par les ateliers suivant afin de définir un périmètre projet le plus précis possible pour les agences répondantes.

04

Quelles sont les implications techniques ?

On dresse également un constat de l’existant technique : Quelle technologie (CMS Open Source, développement propriétaire etc..) ? Quel type de site ? Quelles connexions avec des logiciels tiers ? On détermine tout cela lors de l’accompagnement technique.

05

Quelles sont les fonctionnalités techniques nouvelles que l’on souhaite mettre en place ?

On arrive ensuite au cœur du cahier des charges : Quelle est la nature de ces fonctionnalités ? De quoi dépendent-elles ? Qui sont les intervenants concernés ? Quelles sont les fonctions à garder et à améliorer et comment le faire ?

06

Quels sont les besoins du projet ?

Nous évoquons le nombre estimé d’ateliers à prévoir pour votre projet aussi bien sur le volet technique que de conception. Vos éventuelles contraintes en termes de disponibilité  sont aussi indiquées

07

Quelles sont vos attentes vis-à-vis du projet ?

Accessibilité numérique, graphisme, ergonomie, référencement naturel, respect des standards du web, éco-conception… Ces différents points seront précisés et abordés dans le détail lors de notre accompagnement dans la rédaction du CCTP (ou cahier des charges web pour une consultation). Il est en effet important à ce stade de comprendre les enjeux sous-jacents et les implications en termes de planning et de budget de chaque point évoqué.

Dans ce document, nous présentons ou fournissons en annexes tous les documents utiles pour les candidats : la présentation des gabarits et les principes de fonctionnement, l’état des lieux des contenus, schéma des interactions entre différents outils… Certains de ces éléments pourront être discutés ou non avec l’agence retenue selon votre souhait.

Après la rédaction du CCTP (ou cahier des charges fonctionnel) l’ensemble du cadre légal du lancement de l’Appel d’Offres est vu avec votre service juridique ou le cas échéant avec notre partenaire juridique. En effet les AO public peuvent être très complexes dans le choix de la bonne procédure et c’est pourquoi nous recourons dans ce cas-là à l’expertise d’un cabinet d’avocats. La rédaction de l’appel d’offre est ainsi complète.

Nous organisons aussi bien sûr l’ensemble de la procédure avec vous notamment concernant la publication, le délai de réponse, la présence ou non d’une maquette (et donc de la rémunération des agences candidates), l’éventuelle soutenance etc.

Et après la publication de l’appel d’offres, que se passe-t-il ?

La réception des offres des candidats est une étape importante car elle permet rapidement de savoir à la lecture si des candidats sérieux sont présents et d’écarter les offres incomplètes.

Notre expérience (et les retours de nos clients) montre que le fait de faire réaliser un appel d’offres public ou privé avec l’aide d’une AMOE permet de bénéficier de réponses de qualité (même si ces dernières sont moins nombreuses) et que bien souvent le choix est difficile à faire entre plusieurs candidatures d’un très bon niveau.

Nous sommes aussi là pour vous épauler à ce stade et permettre d’éclairer chaque réponse avec notre angle d’attaque tout en gardant en tête à chaque instant votre intérêt et celui de votre équipe projet.

Le prestaire présente sont projet à l'équipe, Netemedia est présent lors de la soutenance

Dans la pratique, nous analysons minutieusement chacune des offres pour en faire ressortir les points positifs et les axes d’attention. Nous rédigeons une grille de notation argumentée en prenant compte de la pondération des critères (que nous aurons établi et validé en amont avec vous).

Nous serons également présents lors des soutenances s’il y a lieu, poserons des questions et délibérons avec vos équipes. Notre objectif est de vous aider à évaluer les agences répondantes, mais le choix final vous appartient.

Lorsqu’un candidat est sélectionné nous pouvons ensuite poursuivre l’accompagnement en AMOA et être garant du respect des cahiers des charges ou CCTP lors de la réalisation de votre projet.

Découvrez nos cas clients
Logo FOPH

Connaissant bien nos attentes et notre équipe, Netemedia apporte en tant qu’AMOE, de la fluidité dans les relations entre la MO et le prestataire en charge du développement, ainsi qu’un appui précieux sur ce type de projet élaboré en co-conception, fort de leurs expériences lors de refontes similaires. Ils nous épaulent aussi dans la phase de recette. Nous avons plaisir à travailler avec cette équipe compétente, bienveillante et fort sympathique que nous recommandons.

Dominique S. – Directeur d'études informatiques
Voir le cas client
Logo du CGLPL

Nous avons fait appel à Netemedia pour nous accompagner dans le projet de refonte globale de notre site internet et nous sommes ravis de cette collaboration. Le site « historique » du CGLPL n’a quasiment pas évolué depuis sa création en 2009 et ne correspond plus aux standards actuels, tant au niveau technique qu’esthétique. État des lieux de l’existant, réflexion sur nos publics cibles, révision complète de l’arborescence, pistes graphiques, etc., l’équipe de Netemedia nous a grandement aidés à tout remettre à plat, à nous poser les bonnes questions et à créer de solides bases pour le futur de notre site internet. Très compétents et sympathiques, Matthieu et Morgane nous ont apporté leur expertise dans un domaine que nous ne maitrisons très peu. Ils ont su nous conseiller et nous orienter avec précision, patience et bienveillance. Ils ont aujourd’hui toute notre confiance. Après l’AMOE pour établir le cahier des charges et la sélection du prestataire pour le développement du nouveau site internet, c’est avec plaisir que nous poursuivons l’aventure avec Netemedia pour l’AMOA dans le cadre de l’exécution de cette refonte.

Yanne P. – Contrôleur et déléguée à la communication
Voir le cas client
Quel est votre projet ? Parlons-en ensemble. Nous contacter